Dostępność dokumentów w Word i PowerPoint — praktyczny przewodnik

Tworzenie dokumentów dostępnych cyfrowo to nie tylko kwestia estetyki czy technicznych standardów — to przede wszystkim odpowiedzialność społeczna i prawny obowiązek w wielu instytucjach publicznych. Dla osób z niepełnosprawnościami wzroku poprawnie przygotowany dokument może oznaczać pełnoprawny dostęp do informacji lub jego całkowity brak. W tym artykule podsumowuję najważniejsze zasady dostępności dokumentów tekstowych i prezentacji, oparte na praktycznym szkoleniu z obsługi pakietu Microsoft Office. 

Automatyczny spis treści w Word

Tworzenie spisu treści w Word powinno odbywać się zawsze za pomocą odwołań i stylów nagłówków, a nie ręcznego wpisywania numerów stron czy nazw sekcji. Word umożliwia łatwe generowanie spisu treści z wykorzystaniem stylów takich jak Nagłówek 1, Nagłówek 2, Nagłówek 3, itd. Dzięki temu:

• osoby niewidome mogą poruszać się po strukturze dokumentu,
• dokument zachowuje logiczną hierarchię informacji,
• możliwe jest szybkie aktualizowanie spisu treści przy każdej zmianie w dokumencie.

Aby zaktualizować spis treści, wystarczy kliknąć na niego prawym przyciskiem myszy i wybrać Aktualizuj pole.

Tworzenie dostępnych tabel w Word

Najczęstszy błąd przy tworzeniu tabel to łączenie komórek w wierszach lub kolumnach. Choć wizualnie może to wyglądać estetycznie, programy czytające dla osób niewidomych tracą przez to logiczną strukturę i nie potrafią poprawnie przekazać zawartości.

Kluczowe zasady tworzenia tabel:

• Tworzyć tabelę poprzez Wstaw → Tabela, unikając opcji Narysuj tabelę.
• Nie łączyć komórek — każda kolumna i wiersz powinny mieć swoją, niezależną komórkę.

• Koniecznie oznaczać pierwszy wiersz tabeli jako wiersz nagłówkowy:

  • Kliknąć tabelę prawym przyciskiem myszy.
  • Wybrać Właściwości tabeli.
  • W zakładce Wiersz zaznaczyć opcję Powtórz jako wiersz nagłówka na początku każdej strony.

Dzięki temu program czytający informuje użytkownika o nazwie kolumny, w której aktualnie się znajduje, co przy dużych tabelach jest absolutnie niezbędne.

Eksport dostępnego PDF-a

Eksportowanie dokumentu Word do PDF nie wystarczy — trzeba zadbać o zachowanie struktury dostępności.

Jak to zrobić:

1. Plik → Zapisz jako → PDF.
2. W oknie zapisu kliknąć Opcje….
3. Włączyć Znaczniki struktury dokumentu dla ułatwień dostępu.
4. Zatwierdzić.

Jak sprawdzić, czy PDF jest dostępny?
Najprostszy test:

• Spróbuj zaznaczyć fragment tekstu w PDF.
  Jeśli się da — to oznacza, że dokument nie jest obrazem i można go odczytać za pomocą programów asystujących.

Dostępność prezentacji PowerPoint

Tworzenie dostępnych prezentacji wymaga przede wszystkim:

• Definiowania wzorca slajdów — wszystkie elementy graficzne (ozdobniki, logotypy) umieszczone w tle wzorca nie będą odczytywane przez programy czytające.
• Unikania przeklejania slajdów z różnych prezentacji, co często powoduje chaos w kolejności odczytywania.

Na wzorcu można określić:

• czcionki i ich wielkość,
• typy slajdów (tytułowy, z obrazem, z listą punktowaną itp.),
• układ tekstu i obrazów.

Wszystkie grafiki w PowerPoint — podobnie jak w Wordzie — powinny mieć alternatywny opis (Alt text).

Kolejność odczytywania elementów na slajdach

Dla osoby widzącej kolejność elementów na slajdzie jest intuicyjna. Osoba korzystająca z programu czytającego musi polegać na kolejności odczytywania zapisanej w pliku.

Jak ją ustawić?

1. W PowerPoint przejdź do Narzędzia główne → Rozmieść → Okienko zaznaczenia.

2. W tym oknie możesz ustawić kolejność odczytywania:

   • w starszych wersjach Office kolejność była od dołu do góry,
   • w Microsoft 365 kolejność jest od góry do dołu.

Sprawdzenie dostępności:
PowerPoint posiada wbudowaną funkcję Sprawdź ułatwienia dostępu, która informuje o brakujących opisach grafik, problemach z kolejnością odczytywania i innymi błędami.

Podsumowanie i dobre praktyki

Tworzenie dokumentów dostępnych dla wszystkich użytkowników wymaga zastosowania kilku podstawowych zasad:

• konsekwentne używanie stylów i nagłówków,
• niełączenie komórek w tabelach,
• oznaczanie wierszy nagłówkowych w tabelach,
• eksportowanie PDF-ów z zachowaniem tagów dostępności,
• tworzenie wzorców slajdów w prezentacjach,
• ustawianie kolejności odczytywania elementów na slajdach,
• dodawanie opisów alternatywnych do obrazów i wykresów.

Dbanie o dostępność to nie tylko obowiązek instytucji publicznych, ale dobra praktyka każdej osoby, która tworzy treści cyfrowe — zarówno w pracy, jak i w działalności społecznej.